RÈGLES RELATIVES À L’UTILISATION DU GREFFE NUMÉRIQUE
DE LA COUR D’APPEL DU QUÉBEC

Date de parution : 2 novembre 2021
Date de révision : 11 mars 2024

Avant de recourir au Greffe numérique de la Cour d’appel du Québec (ci-après « Greffe numérique »), les avocats, les parties non représentées ou toute personne mandatée par une partie ou son avocat (ci-après « expéditeur ») doivent lire et accepter les présentes règles. Le Greffe numérique permet le dépôt électronique des actes introductifs de l’instance d’appel en matière civile, criminelle, d'extradition et pénale (par la fonction « Déposer ») ainsi que la version technologique du cahier de sources (par la fonction « Transmettre »). Il offre également la possibilité de transmettre de façon sécuritaire la version technologique de certains actes de procédure / documents préalablement déposés en version papier au greffe. Celle-ci sera considérée comme étant l’original et la version technologique n’aura aucune valeur légale.

1. Règles spécifiques à un dépôt fait au moyen du Greffe numérique

1.1. Actes introductifs de l’instance d’appel qui peuvent être déposés en ligne

Le Greffe numérique permet uniquement le dépôt électronique des actes introductifs de l’instance d’appel et des documents qui l’accompagnent, soit plus précisément les actes de procédure suivants :

 

Le Greffe numérique offre également la possibilité à l’expéditeur de déposer au même moment que l’acte introductif de l’instance d’appel, d’autres actes de procédure ou documents, notamment les suivants :

 

Tout dépôt ultérieur devra se faire sur support papier au greffe de la Cour.

1.2. Format et taille des documents

1.2.1. Format des documents

La version technologique d’un acte de procédure doit être confectionnée selon les directives de la juge en chef et les avis du greffier. Cette version technologique doit notamment respecter les règles suivantes :

• Seul le format PDF est accepté pour le dépôt des documents. La version technologique doit être identique à sa version papier.
• Les actes de procédure énumérés précédemment (voir la sous-section 1.1) et les documents qui les accompagnent doivent obligatoirement permettre la recherche par mots-clés (par conséquent, les documents numérisés ne doivent pas être en format « PDF Image », exception faite des preuves de signification et de notification). À défaut de respecter cette directive, un message d’erreur s’affichera vous informant que seuls les fichiers PDF permettant la recherche par mots-clés sont autorisés. Vous devrez modifier votre fichier afin de pouvoir continuer le processus de dépôt.
• De plus, chaque preuve de signification et de notification doit obligatoirement être numérisée dans un fichier distinct puisque chacune de ces preuves doit être associée à la bonne partie.

1.2.2. Taille des documents

La taille de chacun des fichiers déposés au moyen du Greffe numérique ne doit pas excéder 100 Mo.

1.3. Acceptation ou refus des documents par le greffier

Les documents / actes de procédure sont traités durant les heures d’ouverture du greffe, normalement dans les deux jours ouvrables suivant leur dépôt.

Tout dépôt effectué au moyen du Greffe numérique est soumis aux mêmes règles qu’un dépôt sur support papier, lesquelles sont prévues dans les dispositions réglementaires ou législatives applicables. Conséquemment, le greffier de la Cour d’appel peut accepter avec dispense ou sous condition ou encore refuser tout acte de procédure qui ne respecte pas les directives prescrites par les présentes règles ainsi que les dispositions réglementaires et législatives applicables.

Tout dépôt effectué au moyen du Greffe numérique génère l’attribution automatique d’un numéro de dossier. Malgré cela, le greffier ou un juge de la Cour d’appel se réserve le droit de refuser le dépôt.

1.4. Dépôt d’une copie papier des actes de procédure et documents

Tout dépôt effectué au moyen du Greffe numérique doit être complété par le dépôt au greffe de la Cour du nombre d’exemplaires sur support papier requis en vertu des règles applicables à chacun des documents déposés électroniquement. Ces exemplaires doivent obligatoirement être reçus dans les 5 jours ouvrables suivant le dépôt électronique.

La partie appelante doit conserver, le cas échéant, les documents sources et, à la demande de la Cour d’appel, la partie appelante doit les fournir au greffe.

Les exemplaires sur support papier déposés au greffe doivent indiquer le numéro de dossier attribué par le système lors du dépôt électronique.

1.5. Moment du dépôt

 

1.6. Restrictions d’utilisation du Greffe numérique

1.6.1. Types d’actes de procédure qui ne peuvent pas être déposés

L’expéditeur ne doit pas recourir au Greffe numérique pour déposer les actes de procédure énumérés ci-dessous. Ils devront être déposés en version papier au greffe. Il sera cependant nécessaire de transmettre au moyen du Greffe numérique la version technologique de certains de ces documents / actes de procédure préalablement déposés au greffe (voir section 2.1) :

• Tout acte de procédure autre que ceux mentionnés précédemment (voir la sous section 1.1);
• Tout acte de procédure ou document en appel en matière de jeunesse, et ce, tant en matière civile, criminelle, d’extradition que pénale (dossiers de juridiction 08);
• Tout acte de procédure ou tout autre document destiné à un autre tribunal;
• Tout acte de procédure en cours d’instance en matière civile, criminelle, d’extradition et pénale (sauf si déposé avec l’acte introductif de l’instance d’appel);
• Tout acte de procédure modifié;
• Tout document devant être déposé sous pli cacheté.

1.6.2. Règles particulières pour les documents confidentiels et sous pli cacheté

Si les documents comportent des éléments d’identification généralement tenus pour confidentiels qui nécessitent d’être produits sous une forme propre à assurer le caractère confidentiel de l’information, ils doivent l’être conformément à la Directive de la juge en chef intitulée Règles à suivre relativement à la confection des fichiers PDF des actes de procédure, mémoires, exposés, cahiers de sources ou de tout autre document et à l’Avis du greffier No 7 – Transmission du fichier PDF de certains actes de procédure, mémoires, exposés et autres documents au moyen du Greffe numérique de la cour d’appel (GNCA).

1.6.3. Plaideur sujet à autorisation à la Cour d’appel

Il est interdit à toute personne ayant fait l’objet d’une déclaration de plaideur sujet à autorisation de faire un dépôt au moyen du Greffe numérique des actes introductifs de l’instance d’appel. Tout acte de procédure déposé par une telle personne au moyen du Greffe numérique est réputé inexistant et ne sera pas traité par le personnel du greffe.

1.7. Paiement en ligne

1.7.1. Application de certains tarifs relatifs aux frais judiciaires

Lorsque des frais judiciaires s’appliquent, ceux-ci sont déterminés selon les tarifs applicables et en vigueur, soit :

• Tarif judiciaire en matière civile (RLRQ, c. T-16, r. 10);
• Tarif judiciaire en matière pénale (RLRQ, c. C-25.1, r. 6).

1.7.2. Paiement des frais judiciaires

Lors du paiement des frais judiciaires, l’utilisateur sera redirigé vers une plateforme sécurisée. Le ministère de la Justice (MJQ) de même que la Cour d’appel du Québec ne recueillent aucune information bancaire. Seuls les paiements effectués par carte de crédit Visa, MasterCard et American Express sont acceptés.

2. Règles spécifiques à une transmission faite au moyen du Greffe numérique

2.1. Actes de procédure et documents qui peuvent être transmis en ligne

En matière civile et criminelle, la Cour d’appel exige que la version technologique des documents énumérés ci-dessous lui soit transmise dans les délais prévus dans les directives de la juge en chef et les avis du greffier; ces documents devront préalablement avoir été déposés au greffe en version papier. En matière pénale, la transmission de la version technologique, sans être obligatoire, est fortement recommandée. Les parties non représentées par un.e avocat.e sont également encouragées à transmettre au greffe une version technologique de ces documents.

• Les actes introductifs de l’instance d’appel (déclaration d’appel, avis d’appel, etc.);
• Les demandes ou requêtes présentables devant le greffier, le juge ou la formation;
• Les pièces au soutien d’une procédure;
• Les mémoires, exposés ou documents tenant lieu de mémoire (appel de sentence);
• Les cahiers de sources;
• Les plans d’argumentation, plans de plaidoirie ou recueils condensés.

À l’exception du cahier de sources, la version papier déposée au greffe sera considérée comme l’original et la version technologique n’aura aucune valeur légale.

2.2. Format des documents

La version technologique d’un acte de procédure doit être confectionnée selon les directives de la juge en chef et les avis du greffier. De plus, la version technologique doit être identique à sa version papier.

2.3. Total de la taille des documents transmis

La taille totale des fichiers transmis ne peut excéder 500 Mo, à défaut, il sera nécessaire de transmettre les documents en plusieurs envois.

2.4. Acceptation ou refus par le greffier des documents transmis

Les documents / actes de procédure seront traités durant les heures d’ouverture du greffe. Le greffier se réserve le droit de refuser toute transmission non conforme et communiquera alors avec la personne concernée pour l’en aviser.

2.5. Règles particulières pour les documents confidentiels et sous pli cacheté

Si les documents comportent des éléments d’identification généralement tenus pour confidentiels qui nécessitent d’être produits sous une forme propre à assurer le caractère confidentiel de l’information, ils doivent l’être conformément à la Directive de la juge en chef intitulée Règles à suivre relativement à la confection des fichiers PDF des actes de procédure, mémoires, exposés, cahiers de sources ou de tout autre document et à l’Avis du greffier No 7 – Transmission du fichier PDF de certains actes de procédure, mémoires, exposés et autres documents au moyen du Greffe numérique de la cour d’appel (GNCA).

3. Règles générales d’utilisation

3.1. Service

Le MJQ rend le Greffe numérique disponible en tout temps aux utilisateurs sous réserve des exceptions indiquées dans les présentes règles générales d’utilisation.

Le MJQ se réserve toutefois le droit de limiter l’accès au Greffe numérique en vue de procéder à des travaux d’infrastructure technologique, et ce, en dehors des heures d’ouverture du greffe. L’utilisateur sera informé des travaux d’infrastructure technologique par un avis publié sur le site Web de la Cour d’appel.

Pour optimiser l’expérience de l’utilisation du Greffe numérique, il est recommandé d’utiliser les navigateurs suivants : Google Chrome ou Microsoft Edge. Il est également conseillé d’utiliser leur version la plus récente et de veiller à ce que le système d’exploitation et le navigateur Web aient toutes les mises à jour et modifications requises.

3.2. Droits de propriété intellectuelle

L’utilisateur a la responsabilité d’obtenir toutes les autorisations requises ou de détenir tous les droits nécessaires, notamment le droit d’auteur sur les documents qu’il dépose électroniquement.

3.3. Politique de confidentialité

Le respect de la vie privée et la protection des renseignements personnels sont primordiaux pour le MJQ. À cet égard, celui-ci a pris des mesures importantes pour assurer la protection des renseignements personnels fournis par l’intermédiaire du Greffe numérique.

La gestion des renseignements personnels détenus par un organisme public tel que le MJQ est régie par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1) (ci après « Loi sur l’accès »).

Un renseignement personnel correspond à tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier. Les renseignements personnels inscrits dans l’acte de procédure qui ont un caractère public ne sont pas soumis aux règles de protection des renseignements personnels précisées par la Loi sur l’accès.

3.4. Collecte

Le MJQ recueille uniquement les renseignements nécessaires à l’exercice de ses attributions, notamment dans le cadre de l’administration de la justice.

3.5. Utilisation

Les renseignements personnels collectés par un organisme public ne sont utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des exceptions indiquées dans la Loi sur l’accès.

3.6. Communication

Les renseignements personnels collectés qui sont confidentiels ne seront pas communiqués à un tiers, sauf avec le consentement de la personne concernée ou conformément aux exceptions formulées dans la Loi sur l’accès.

Les renseignements personnels transmis ne sont communiqués à aucune organisation gouvernementale ou privée.

3.7. Conservation

Le MJQ détruit les renseignements personnels recueillis ou utilisés lorsque les finalités sont accomplies, sous réserve de la Loi sur les archives (RLRQ, c. A-21.1).

Les renseignements du compte client et ceux fournis par l’utilisateur dans la plateforme de dépôt de même que les documents transmis seront conservés conformément à la Loi sur les archives.

3.8. Limitation de responsabilité

En utilisant le Greffe numérique, l’utilisateur reconnaît que le MJQ n’est pas responsable des coûts, dommages ou pertes que celui-ci pourrait encourir, incluant toute perte de droits :

1. soit parce qu'il n’a pas respecté les présentes règles;
2. soit parce qu'il n'a pas respecté les lois ou règlements en vigueur au Québec.

3.9. Régime juridique

L’utilisation du Greffe numérique est régie par le droit applicable au Québec. Tout différend découlant de l’application des règles de ce service est soumis à la compétence exclusive des tribunaux du Québec.

3.10. Responsabilités de l’utilisateur

L’utilisateur est responsable :

• de l'exactitude des informations figurant dans le compte client et dans la plateforme de dépôt;
• de s’assurer que les documents technologiques peuvent être déposés ou transmis par l’intermédiaire du Greffe numérique;
• de l'usage non autorisé du Greffe numérique, notamment s’il contrevient aux restrictions d'utilisation mentionnées dans la section 1.6 des présentes règles et aux droits d’auteur du gouvernement du Québec;
• du caractère confidentiel de son code d’utilisateur et de son mot de passe, des données auxquelles son code et son mot de passe lui donnent accès ainsi que de toute action qui pourrait être effectuée avec ces derniers. Le code d’utilisateur et le mot de passe sont réservés à son usage exclusif, il ne peut donc en permettre l’utilisation à une autre personne;
• d’informer immédiatement le MJQ de toute utilisation non autorisée de son code d’utilisateur ou de son mot de passe, ainsi que de toute atteinte à la sécurité, mais aussi de prendre toutes les mesures à sa portée pour s’assurer des conditions de sécurité optimales lorsqu’il utilise le Greffe numérique. Toute action posée avec le code d’utilisateur est journalisée.

Acceptation des règles

L’utilisateur reconnaît les affirmations suivantes et est d'accord avec elles :

• En accédant au site Web du Greffe numérique et en cliquant sur « J’accepte les présentes règles », l’utilisateur reconnaît avoir lu et accepté les présentes règles.
• La Cour d’appel et le MJQ se réservent le droit de modifier les présentes règles à tout moment, et ce, sans avis préalable aux utilisateurs du Greffe numérique.
• L’utilisateur comprend qu’il demeure de sa seule responsabilité de lire les présentes règles avant de les accepter.